Informations pratiques

 

Informations pratiques

Vous souhaitez créer une association ou vous êtes membre d’une association, cette page WEB vous est dédiée. Vous y trouverez ci-dessous toutes les informations nécessaires et documents téléchargeables, permettant de faciliter vos démarches et vos échanges avec la Mairie.

  • CREATION / MODIFICATION
  • RESERVER UNE SALLE COMMUNALE
  • PREPARER VOTRE MANIFESTATION
  • LES SUBVENTIONS
  • MODÈLE DE FACTURE POUR LES ASSOCIATIONS
  • PARTICIPER A LA FETE DES ASSOCIATIONS
  • LE MINI-BUS

Sites officiels des associations :

https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/services-en-ligne-…
https://www.associations37.org/
au service des associations d’Indre et Loire - Information – Conseil - Orientation


 Création / Modification / Dissolution 

L’organisation d’une association repose sur :

  • 2  documents :
    • Les statuts : termes du contrat qui lient tous les membres de l’association
    • Le règlement intérieur : facilement modifiable, il complète les statuts
  • 3 instances représentatives :
    • L’Assemblée Générale : organe de représentation des membres de l’association. C’est elle qui définit et vote les grandes orientations. En général, elle a lieu au moins une fois par an. Lorsqu’elle est convoquée de manière urgente, on parle alors d’assemblée générale extraordinaire.
    • Le conseil d’administration : organe exécutif de l’association.  Il est chargé d’appliquer les décisions prises lors des assemblées générales. Il peut se réunir une fois par an.
    • Le bureau : organe de gestion de l’association. Le plus souvent, il se compose d’un président, d’un secrétaire et d’un trésorier.

Vous avez créé une association, vous souhaitez modifier les statuts ou bien renouveler les membres du bureau, pensez à transmettre à la mairie les documents suivants :

  • Les statuts
  • Le procès-verbal de votre Assemblée Générale
  • La composition du nouveau bureau
  • La fiche de renseignements

Formulaire : Fiche de renseignements

La dissolution d'une association peut intervenir sur décision de ses membres, en application de ses dispositions statutaires, sur décision de justice ou sur décision administrative. La dissolution entraîne la liquidation et la dévolution du patrimoine de l’association.

 Réserver une salle communale 

Vous avez besoin d’une salle :

  •  Pour votre activité annuelle : réservation en juin pour l’année suivante
  •  Pour vos manifestations, réunions : réservation 15 jours minimum avant la manifestation

Les réservations doivent s’effectuer 15 jours minimum avant l’événement (manifestations, réunions de travail, assemblée générale…). Toutefois, afin de s’assurer de la disponibilité de la salle, il est préférable de transmettre votre demande au moment de la réalisation du planning annuel des salles, généralement courant juin.
Pièce à joindre pour toutes réservations : attestation d’assurance responsabilité civile en cours de validité.
Plus d’informations sur les salles communales : http://www.veigne.fr/veigne-pratique/salles-communales

Formulaire : demande de salle

 Préparer votre manifestation 

Vous devez rédiger un courrier à Monsieur le Maire informant de votre manifestation tout en précisant

  • les coordonnées de la personne responsable de la manifestation
  • L'objet et la nature de la manifestation
  • Les dates, horaires et lieu
  • Votre demande d’occupation de salle ou du domaine public

Selon l’importance de votre manifestation, votre dossier comprendra :

  • La communication du plan de masse et des aménagements,
  • Les structures prévues à cette occasion,
  • La sonorisation extérieure (le cas échéant),
  • Les moyens mis en œuvre en matière de sécurité et de secours,
  • Les prestations sollicitées de la part des services municipaux,
  • L'autorisation de débit de boissons si nécessaire,
  • L'attestation d'assurance (obligatoire).
  • Les arrêtés : adresser une demande d’arrêté  si vous devez utiliser la voie publique,  interrompre la circulation, etc.
  • Nuisances sonores : si votre manifestation entraine des nuisances sonores particulières sur la voie publique, il vous revient d’adresser en Mairie une demande de dérogation à l’arrêté préfectoral « bruits de voisinage » (formulaire disponible ici).

Tombola/loto :
Une association peut proposer au public des lotos, des loteries ou des tombolas, sous certaines conditions (retrouver toutes les démarches sur http://vosdroits.service-public.fr/associations)

Vide-greniers :
Une association peut organiser un vide-greniers, une braderie ou une foire à la brocante, sous une double réserve. Les participants à la manifestation doivent répondre à certaines conditions et l'association doit accomplir des démarches de déclaration (retrouver toutes les démarches sur http://vosdroits.service-public.fr/associations).

Les Formulaires :
Formulaire de demande de matériel
Formulaire de demande de salle
Formulaire annoncer sa manifestation
Formulaire d’autorisation d’affichage

Demande de banderoles :
(Voir formulaire demande de matériel) La commune dispose d’emplacements pour l’affichage de banderoles au carrefour de la Folie (RD 910) et au rond-point de la gare.  Les banderoles, dont la réalisation est à la charge des associations doivent respecter le formalisme suivant :

  • Support uniquement sous forme de banderole
  • Dimensions à respecter :
    • 200cm de largeur et 90cm de hauteur pour un affichage au carrefour de la Folie/RD910,
    • 300 cm de largeur et 90cm de hauteur pour l’affichage au rond-point de la gare.
  • Poids minimum de 440g,
  • Présence d’œillets tous les mètres et aux 4 coins,

Affichages libres :
Vous disposez également sur la commune, des panneaux d’affichage libres, qui ne nécessitent pas de demandes préalables. Sites d’affichages libres :

  • Camping
  • Vaugourdon
  • La Châtaigneraie
  • Rue de la Martinière
  • Rue de Parçay (Quartier des Gués)
  • La Croix aux Jeaux au niveau du rond-point
  • Rue de la Bodinière (pont des Giraudières)


A ne pas oublier :

La Sacem :

Pour diffuser ou interpréter des œuvres musicales lors d'une manifestation publique ou utiliser de la musique pour sonoriser un site web ou des locaux, il est obligatoire (sauf s'il s'agit d'une œuvre tombée dans le domaine public et libre de droit) :

  • d'obtenir une autorisation de la société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (Sacem),
  • et de payer des droits de diffusion.

Les droits à payer se composent :

  • des droits d'auteur,
  • et de la rémunération équitable lorsque les œuvres musicales sont diffusées au moyen de supports enregistrés (vinyles, CD, radio, fichiers numériques, TV, ...). La rémunération équitable n'est pas due en cas d'interprétation des œuvres par des musiciens (par exemple à l'occasion d'un bal ou d'un concert).

Où s’adresser ?
SACEM DELEGATION TOURS
15 Rue Paul-Louis Courier, 37000 Tours
Tél : 02 90 92 20 40

 Les subventions 

Conditions d'attribution :
Toute association déclarée et immatriculée au répertoire Siren peut effectuer une demande de subvention pour:

  • réaliser une action ou un projet d'investissement,
  • contribuer au développement d'activités,
  • ou contribuer au financement global de son activité.

A noter qu’une association cultuelle ne peut recevoir aucune subvention publique.

Utilisation de la subvention
Lorsque la subvention est affectée à une dépense déterminée, l'association doit fournir à l'administration ou l'organisme qui l'a accordée un compte rendu financier qui atteste de la conformité des dépenses effectuées à l'objet de la subvention. Ce compte-rendu financier doit être transmis dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice pour lequel la subvention a été attribuée.

Les dossiers de subventions

  • Les subventions de fonctionnement : les traitements des demandes de subvention s’effectuent une fois par an.
  • Les subventions exceptionnelles
  • Les conventions pluriannuelles d’objectif : d’une durée de 3 ans, elles permettent de simplifier les démarches. Cette convention intègre des obligations des deux parties. La prochaine campagne de convention pluriannuelle sera lancée en 2021.

Pour toute demande de subvention un numéro de SIRET est obligatoire, pour l’obtenir, il vous suffit d’adresser un courrier à l’adresse suivante :

INSEE CENTRE
131, rue du Faubourg Bannier
45034 Orléans Cedex 1

Formulaires :

Modèle de courrier de demande de n° SIRET/SIREN
Dossier de subvention
Dossier de subvention exceptionnelle
Annexes dossier de subvention
Dossier convention pluriannuelle
Annexes dossier convention pluriannuelle


 Modèle de factures pour les associations 

Afin de répondre aux réglementations du Trésor Public et d’éviter les rejets ou retards de paiements, les factures établies par une association et adressées à la Mairie doivent répondre à certains critères dont vous trouverez un modèle à télécharger.

Modèle de facture à télécharger (format PDF)


 La grande fêtes des associations 

Fête associationsElle a lieu tous les ans, le 1er dimanche de la rentrée scolaire. Cette grande fête du monde associatif constitue le rendez-vous incontournable de la rentrée pour faire découvrir au public et tester les nombreuses activités proposées par les associations tout au long de l’année. Cette fête de plein air se déroule généralement sur le site du Moulin et du parking de la base nautique entre 10h et 18h. Tout au long de la journée, les associations qui le souhaitent proposent des démonstrations sur podium, sur stand ou bien des randonnées pédestres et  VTT. Pour y participer, il vous suffit de retourner la fiche d’inscription et de demande de matériel avant le 30 juin de chaque année.

Formulaire : Fiche d’inscription et de matériel

 Le minibus 

mini busLa commune de Veigné dispose d'un minibus de 9 places entièrement financé par la publicité. Ce minibus est mis notamment à la disposition des associations de Veigné. Pour le réserver, il vous suffit d’adresser votre demande en Mairie en précisant la date et l’objet de l’emprunt. Si le minibus est disponible, une convention de mise à disposition vous sera alors adressée et un état des lieux du véhicule sera réalisé avant et après le prêt du véhicule.

Toutes vos demandes doivent être adressées à Monsieur le Maire soit par :
Courrier à  Mairie de Veigné – Place du Maréchal Leclerc - BP 31 – 37250 Veigné
Courriel à  lemaire@veigne.fr